Webinar: cos’è e come funziona questa nuova modalità
Grazie a internet è possibile comunicare nello stesso momento con altri utenti connessi da tutte le parti del mondo.
I social network sono nati proprio sfruttando questo grande potenziale, dando oggi la possibilità a milioni di persone di restare sempre in contatto con amici e parenti nonostante i limiti delle distanze geografiche.
Su queste basi sono nati tanti altri servizi: primo fra tutti il webinar. Proprio in quest’ultimo periodo, in cui molti lavoratori hanno sperimentato per la prima volta lo smartworking, i webinar hanno ricoperto un ruolo centrale.
Cos’è un webinar
Il termine “webinar” nasce dalla fusione delle parole “web” e “seminario”. Il Webinar è quindi una modalità di trasmissione via internet di seminari, presentazioni o contenuti simili che vengono messi a disposizione di tutti gli utenti collegati e iscritti ad un determinato evento/corso.
È importante non confondere i webinar con i “webcast”, altro mezzo di comunicazione che però avviene unicamente su richiesta dell’utente e in senso unidirezionale. I webinar sono invece ideati per favorire l’interazione, il dialogo e la condivisione di informazioni e concetti tra il referente del webinar e gli utenti collegati.
In cosa consistono i webinar
I webinar consistono in seminari, presentazioni o altri contenuti simili che vengono erogati completamente online utilizzando la tecnologia video-audio, proprio come avviene per una videochiamata o una videoconferenza.
Tutti i soggetti interessati sono invitati ad iscriversi al webinar scegliendo fra le date disponibili. Gli organizzatori del webinar penseranno successivamente a fornire ulteriori informazioni agli iscritti, e a richiedere un’eventuale conferma di partecipazione o un promemoria.
La trasmissione del webinar avviene secondo una data e un’ora prestabilita: tutti i partecipanti devono collegarsi entro questo termine di tempo per poter partecipare al webinar ed entrare a far parte dello spazio virtuale adibito. Nella maggior parte dei casi il webinar viene trasmesso in tempo reale, ma talvolta possono essere utilizzati anche contenuti registrati precedentemente.
Una volta stabilita correttamente la connessione alla stanza virtuale in cui viene trasmesso il webinar, i partecipanti possono seguire la conferenza online. Questi ultimi si troveranno davanti una schermata principale suddivisa in due aree: una prima, più grande, in cui viene mostrato il contenuto della presentazione o lo schermo del referente; la seconda, più piccola e in miniatura ai lati dello schermo, in cui viene mostrato il live del referente stesso.
Mediamente un webinar dura tra i 45 e i 60 minuti; alla fine della conferenza viene data ai partecipanti la possibilità di interagire e fare domande al referente via chat oppure tramite microfono. Esaurito anche lo spazio relativo al dialogo è possibile chiudere il webinar interrompendo la connessione chiudendo il client o la finestra del browser che si stava utilizzando.
Perché organizzare un webinar
Un webinar si differenzia da una conferenza tradizionale per l’assenza di fisicità e contatto diretto con il referente e gli altri partecipanti. Nonostante questa differenza in entrambi i casi i contenuti e il materiale del seminario possono essere sostanzialmente equiparati.
Ma quali sono le ragioni che stanno alla base della scelta di un webinar? L’organizzazione di un webinar offe diversi vantaggi:
- Il principale vantaggio è legato al notevole risparmio economico: un webinar si affida completamente agli strumenti tecnologici per essere organizzato e tutti i partecipanti possono seguirlo comodamente da casa o dall’ufficio senza dover viaggiare o pernottare nella città in cui ha luogo l’evento.
- L’organizzazione stessa del webinar è molto più semplice e immediata, tutto viene gestito automaticamente dal sistema ed è possibile avere sempre sotto controllo tutte le informazioni sui partecipanti.
- Nonostante l’assenza di un contatto diretto con il referente, interagire con quest’ultimo e con gli altri partecipanti è molto semplice e veloce, facendo venire meno anche quelle inibizioni che magari alcuni potrebbero avere in un evento live.
- Il webinar offre la possibilità di invitare un numero di partecipanti potenzialmente infinito (nei limiti dei supporti tecnologici utilizzati), impossibile invece nel caso di un seminario tradizionale.
- Sfruttando la chat o la mailing list dei partecipanti, tutto il materiale utilizzato durante il webinar può essere immediatamente messo a disposizione ai partecipanti attraverso un apposito link al download dei files.
