Utilizzo consapevole delle funzionalità del proprio software: il ruolo centrale della formazione

In un mercato sempre più competitivo, l’utilizzo di sistemi gestionali e ERP è ormai indispensabile.

È veramente difficile riuscire a gestire in maniera efficiente ed efficace un’azienda senza l’ausilio di questi strumenti.
Tuttavia, può capitare che tali soluzioni non vengano implementate totalmente o parzialmente all’interno di un organizzazione. Manca, nella maggior parte dei casi, un’adeguata dimestichezza con l’uso e le funzionalità dei sistemi gestionali.
Ecco perché la formazione ricopre un ruolo centrale nella diffusione di questi sistemi, risultando un fattore determinante per l’efficientamento dei processi organizzativi e produttivi aziendali.
È utile ricordare che i software gestionali e ERP possono adattarsi a qualsiasi tipologia di impresa, individuando le soluzioni su misura più adatte alle caratteristiche di ciascuna di esse.

Utilizzo parziale del software gestionale

In molte aziende è abbastanza comune l’utilizzo di software gestionali per l’automatizzazione dei processi aziendali, soprattuto grazie ai notevoli progressi fatti negli anni in ambito informatico.
Tra le varie tipologie di software gestionali, le più ampiamente utilizzate sono quelle relative alla gestione anagrafica clienti/fornitori e della fatturazione.
Il primo gestionale consente di avere sempre a disposizione i dati relativi a clienti e fornitori, divenendo particolarmente utili per le attività di “lead generation” e “marketing automation”.
Il secondo, consente invece di gestire in maniera semplice, immediata e precisa tutte le attività inerenti la fatturazione delle attività aziendali.
Sebbene si tratti di due importanti funzionalità di gestione aziendale, esistono molti altri software gestionali capaci di offrire numerose altre soluzioni.
Per poter sfruttare al massimo i vantaggi derivanti dall’automatizzazione dei processi aziendali, sarebbe quindi ideale riuscire a utilizzare al meglio tutte le varie funzionalità offerte.
Esistono infatti software gestionali per la gestione del personale, per la gestione dell’e-commerce, la gestione del magazzino con tutti i flussi in entrata e in uscita, gestione della contabilità, gestione delle prenotazioni etc.
Esistono sostanzialmente gestionali adatti a qualsiasi tipologia di attività, dalla piccola medio impresa alle più grandi multinazionali; alcuni di essi possono essere realizzati su misura per determinate imprese o attività.
Con questi sistemi, i processi aziendali possono essere svolti molto più rapidamente, riducendo drasticamente la probabilità di errori. Il servizio reso ai propri clienti sarà quindi estremamente valido e competitivo, a tutto vantaggio della loro fidelizzazione e della reputazione aziendale.
Ecco spiegato il motivo per cui, utilizzare i sistemi gestionali solamente per le attività di fatturazione e gestione anagrafiche può essere riduttivo, mentre sarebbe decisamente più conveniente utilizzare più servizi offerti dai gestionali, magari all’interno di un unico software da gestire e utilizzare.

Le funzionalità di un software ERP

Un sistema ERP è un software per la pianificazione delle risorse d’impresa capace di integrare, attraverso dei sistemi informatici, tutti i processi di business di un organizzazione. Per tali ragioni non è tanto corretto parlare di software, bensì di un sistema di software, totalmente integrati fra di loro sotto forma di moduli aventi ciascuno una specifica funzione.
La funzionalità principale su cui si fonda un sistema ERP è la raccolta centralizzata di dati provenienti da molteplici reparti e attività aziendali. In questo modo qualsiasi impresa può contare su una banca dati organizzata e attendibile, sempre accessibile e aggiornata in tempo reale.
Tutte queste attività vengono gestite dal sistema ERP attraverso suite, moduli e funzioni:

• Suite: è sostanzialmente la struttura dell’intero sistema gestionale, comprende al suo interno i diversi moduli utili alle esigenze specifiche di un’azienda;
• Moduli: rappresentano le diverse applicazioni software finalizzate alla gestione di una specifica attività aziendale, dalla contabilità al magazzino etc.;
• Funzioni: costituiscono le singole operazioni che i vari utenti possono effettuare in base alle diverse attività di ciascun reparto o divisione aziendale.

I sistemi ERP si sono rapidamente evoluti negli anni e consentono oggi di integrare, al loro interno, innumerevoli funzionalità. Se inizialmente questi sistemi erano relegati unicamente a funzioni di contabilità e gestione del magazzino, oggi è possibile gestire anche tutti gli aspetti legati alla gestione CRM, Supply Chain e risorse umane.

Investire in formazione: una scelta decisiva

Per poter realmente beneficiare dei vantaggi offerti da una piattaforma gestionale e da un ERP, oltre a disporre di strumenti e macchine indispensabili per il funzionamento e la fruizione dei software, è necessario avere una buona dimestichezza e conoscenza di questi sistemi.
Ecco perché è fondamentale investire nella formazione e nel costante aggiornamento del personale che andrà ad interfacciarsi quotidianamente con essi.
Ntc organizza dei corsi di formazione approfonditi e su misura in base alle esigenze cliente. È possibile infatti programmare dei percorsi formativi sia presso la sede del cliente, presso la nostra sede o presso sale congressi.
Una buona formazione in questo campo richiede un buon mix tra nozioni teoriche e applicazioni pratiche, è importante individuare da subito gli obiettivi e i benefici offerti dai vari sistemi gestionali, solo in questo modo si può realmente catturare l’interesse e la curiosità dei partecipanti.
Un buon corso di formazione alterna momenti di spiegazioni teoriche con dimostrazioni reali e applicazioni pratiche. Ogni singola funzione di un software richiede una spiegazione specifica seguita poi da un utilizzo vero e proprio della stessa, così facendo, al termine del precorso formativo, i partecipanti potranno avere una conoscenza completa dell’intero sistema gestionale.
Se le piattaforme gestionali hanno l’obiettivo di migliorare l’efficienza aziendale e ottimizzare la competitività di un’azienda, allo stesso tempo è necessario che anche i vari soggetti interni che utilizzano queste funzioni siano in grado di farlo in maniera efficiente e ottimizzata, diversamente si avrebbero solo ed unicamente ulteriori problemi e imprevisti.

I vantaggi di gestire l’attività con un unico software

Se l’utilizzo di un sistema gestionale può realmente facilitare l’organizzazione d’impresa nelle attività quotidiane, ricorrere ad un unico software che possa gestire varie funzionalità, rappresenta una vera e propria risorsa per un’azienda.
Il principale vantaggio consiste nell’avere tutte le funzionalità di un gestionale in un unico software . In questo modo sarà possibile avere, in un’unica interfaccia, un rapido accesso a tutti i moduli e funzionalità implementati in azienda per la gestione delle varie operazioni. Tutto questo consente di ottenere altri importanti vantaggi quali:

• operare su un’unica base di dati aggiornata in tempo reale e sempre accessibile;
• riduzione dei tempi nel passaggio da una funzione all’altra, riducendo il numero di operazioni necessarie per ciascun compito;
• riduzione della probabilità di errori e sprechi;
• riduzione dei costi relativi agli approvvigionamenti e del rischio di trovarsi in situazioni di “out of stock”;
• maggiore efficenza nell’allocazione e nella gestione delle risorse umane, riuscendo anche a valutare i dipendenti in base ai risultati conseguiti;
• rendere più snella e immediata la gestione e il controllo di tutte le funzioni aziendali;
• interscambio e condivisone di informazioni e file in maniera semplificata e immediata.

I sistemi gestionali e ERP rappresentano quindi un utile strumento per ottimizzare le attività di un’impresa. La versatilità e modularità che caratterizza queste piattaforme informatiche consente inoltre di poter aggiornare, modificare e migliorare nel tempo le varie funzionalità per garantire sempre i massimi livelli in termini di efficienza e ottimizzazione dei processi.
Implementare simili soluzioni, in un contesto globale come quello attuale, rappresenta a tutti gli effetti la migliore soluzione per qualsiasi azienda, dalla piccola-medio impresa, alle più grandi multinazionali a livello mondiale.