Software gestionale in cloud o in locale? Scegliamo assieme la soluzione più adatta!

I software gestionali sono dei validi supporti per rendere le operazioni aziendali più efficienti e veloci.
Si tratta di soluzioni informatiche divenute ormai indispensabili, in grado di semplificare notevolmente l’organizzazione di numerose attività. Quando un’azienda decide di implementare delle simili soluzioni, può scegliere fra: software gestionale in cloud o software gestionale in locale.
Scopriamo quali sono le principali differenze, i vantaggi e gli svantaggi delle due tipologie di gestionale.

Definizione di “cloud”

Il termine inglese “cloud”, si traduce letteralmente in italiano con il termine “nuvola”; il cloud infatti, altro non è che uno spazio virtuale in cui vengono salvati dati e informazioni personali, per mezzo di una connessione internet.
Quando ci si riferisce a questa tecnologia, è più corretto parlare di “cloud computing”, ossia un sistema unificato di servizi offerti on demand, da un fornitore esterno, ad un cliente, avente ad oggetto la distribuzione di servizi di calcolo quali server, risorse di archiviazione, database, rete, software e analisi.
Per quanto riguarda i sistemi gestionali, questi ultimi rientrano nell’ambito dei “SaaS” (Software as a Service). Si tratta infatti dell’utilizzo di programmi installati su un server remoto, non fisicamente presente presso l’utente.

Definizione di “locale”

Quando si parla di software gestionali in locale, definiti anche “on premise”, si fa riferimento a quei sistemi installati su un server locale, ossia su una macchina fisicamente collocata presso la sede aziendale che ne farà uso.
A differenza della soluzione precedente, questa tipologia di scelta non si basa su un server gestito e collocato presso un fornitore terzo, bensì su un server totalmente di proprietà dell’utente.

Locale: pro e contro

Ricorrere ad un software gestionale locale, comporta vantaggi e svantaggi che possono essere più o meno significativi, a seconda della dimensione e dell’ambito lavorativo di una determinata azienda.
Il primo aspetto da considerare è la maggiore flessibilità e libertà nelle gestione del software in locale; essendo quest’ultimo installato e configurato presso macchine e server di diretta proprietà dell’azienda, sarà possibile, in ogni momento, procedere ad eventuali modifiche, aggiornamenti o riparazioni.
Fattore di non poco conto, è la garanzia e la sicurezza di avere in loco tutti i dati e i software necessari.
Di contro però, bisogna considerare l’elevato costo iniziale da sostenere per l’acquisto delle macchine e del software stesso che si desidera utilizzare.
La scelta di una gestione in locale, comporta inoltre dei costi aggiuntivi da sostenere, sia per gli aggiornamenti che per gli interventi di manutenzione operati da tecnici qualificati.

Cloud: pro e contro

Anche le soluzioni in cloud presentano pro e contro più o meno significativi a seconda dei singoli casi. Sicuramente il cloud è la proposta più versatile, flessibile e attuale; gode infatti di un supporto costante da parte del provider del servizio, delegato all’aggiornamento ed alla manutenzione costante del sistema.
Il cloud, per definizione, è uno spazio di archiviazione virtuale, di conseguenza il sistema gestionale non necessita di un server fisicamente presente presso la sede dell’utente, evitando quindi problemi di spazio o di adeguamento degli ambienti.
I servizi di cloud computing vengono solitamente offerti dietro pagamento di un abbonamento mensile o annuale, consentendo quindi di dilazionare e ammortizzare il costo nel tempo.
Un vantaggio di non poco conto del cloud, è la possibilità di accedere sempre, 24 ore su 24, a dati, informazioni e statistiche del software, ovunque ci si trovi, purché provvisti di un dispositivo e di una connessione internet.
Sulla base di queste considerazioni, il cloud è un sistema estremamente dinamico e versatile, capace di adattarsi a qualsiasi piattaforma e azienda.

Cloud e disaster recovery

I dati sono un asset fondamentale all’interno di un’azienda, per questo motivo, è opportuno prevenire eventuali criticità o disastri, mettendoli al sicuro.
La pianificazione in termini di Disaster Recovery, risponde proprio a questo tipo di esigenze; il verificarsi di un disastro comporta infatti una notevole interruzione della continuità operativa di un’azienda, con conseguenze talvolta irreversibili.
Il cloud, insieme ad un piano di Disaster Recovery, rappresenta il miglior supporto per la sicurezza e il ripristino dei dati aziendali.
Il salvataggio su cloud consente infatti di mettere al riparo tutti i dati e le informazioni da qualsiasi tipologia di evento o disastro, rendendo le operazioni di ripristino e recupero decisamente più semplici e rapide.
È utile stimare con attenzione la quantità di dati da sottoporre a backup (RPO): maggiore sarà il numero, maggiore sarà la frequenza con cui andranno effettuati i salvataggi, e maggiore sarà anche il quantitativo di spazio necessario allo storage.
Un secondo parametro da stimare con attenzione è la quantità di tempo necessaria al ripristino totale dei dati (RTO); per alcune imprese, anche un interruzione di una sola ora può comportare pesanti conseguenze, motivo per cui è fondamentale stimare in via preventiva tempi e tolleranza dell’operatività aziendale, al fine di minimizzare le conseguenze negative.

I costi delle soluzioni cloud e in locale

Anche dal punto di vista dei costi, vi sono alcune differenze fra le due soluzioni, cloud e locale.
Un software gestito on premise comporta un costo iniziale maggiore, dovuto all’acquisto della licenza d’uso dietro pagamento una tantum. Questa soluzione deve poi tenere conto di tutta una serie di costi indiretti dovuti all’installazione del server locale e dei relativi consumi e costi di manutenzione/aggiornamento ricorrenti.
Un software gestito in cloud è invece una soluzione più flessibile inizialmente; non prevede un costo iniziale significativo, ma comporta il pagamento di una quota mensile/annuale, dilazionando la spesa nel tempo. Nel medio lungo termine, il risparmio però potrebbe venire meno richiedendo quindi eventuali modifiche o revisioni contrattuali.