Software Gestionale ERP: cosa significa?

Velocità ed efficienza sono ormai i due imperativi imprescindibili nella gestione d’impresa!

I software gestionali, per questo motivo, sono diventati indispensabili oggigiorno. Tuttavia non vi è ancora molta chiarezza su queste piattaforme e sulle loro innumerevoli potenzialità, troppe aziende ancora non le integrano in maniera completa e corretta nei propri processi produttivi.
Cerchiamo quindi di capire cosa siano esattamente i software gestionali e che cosa li contraddistingue.

Che cos’è un software gestionale

Un software gestionale è un programma che consente sostanzialmente di automatizzare alcuni processi aziendali rendendoli quindi, decisamente più efficienti e controllabili. Per tali ragioni, questi programmi hanno trovato ampia diffusione, i notevoli progressi fatti in ambito informatico hanno poi contribuito ulteriormente in tale direzione.
I sistemi gestionali consentono di ottenere alcuni importanti vantaggi:

• maggiore efficienza: un gestionale è in grado di gestire ed elaborare qualsiasi operazione molto velocemente ed in maniera molto precisa, riducendo notevolmente la probabilità che vi siano errori di qualsiasi sorta;
• dati e informazioni sempre accessibili: un gestionale offre una gestione efficiente, sicura e sempre aggiornata dei documenti e file aziendali. È inoltre in grado di analizzare i dati ed effettuare delle statistiche, fornendo quindi un utile supporto al management aziendale nelle decisioni di quali strategie implementare;
• utilizzo da remoto: attraverso l’archiviazione dei dati via cloud, questi ultimi saranno sempre accessibili anche da remoto e potranno essere condivisi con tutte le persone che vi hanno accesso;
• abbattimento dei costi: i software gestionali, grazie alla più veloce gestione delle operazioni, consentono anche di ridurre notevolmente i costi di gestione e controllo di determinate operazioni. Basta pensare, ad esempio, alla gestione delle scorte di un magazzino: il software è in grado di gestire in maniera automatica il livello delle scorte disponibili, garantendo una maggiore efficienza nei livelli di stock del magazzino stesso ed evitare spiacevoli situazioni di stock-out od over stock.

Cosa significa ERP

L’acronimo ERP (Entertprise Resource Planning) si riferisce a quel sistema di software che racchiude al suo interno tutta una serie di funzionalità in grado di gestire tutti i processi aziendali (vendite, acquisti, magazzino, contabilità ecc.) nell’ottica di una pianificazione e gestione d’impresa più efficiente.
Un software ERP si basa sostanzialmente sulla raccolta centralizzata di dati provenienti da tutti i reparti aziendali, dati che vengono poi salvati in un unico database condiviso sempre accessibile e aggiornato in tempo reale.

Le differenze tra gestionale, ERP, CRM

Nell’ambito dei software per l’organizzazione delle attività aziendali, degno di nota è anche il sistema di gestione CRM (Customer Relationship Management). Si tratta di un utilissimo strumento per la gestione delle relazioni con la clientela, i fornitori, i colleghi e il customer service, semplificando i vari processi e migliorando la redditività.
Attraverso la raccolta unificata di tutta una serie di informazioni sui contatti e i lead aziendali, il software consente quindi di offrire delle soluzioni personalizzate.
I software gestionali, ERP e CRM sono quindi soluzioni informatiche aventi un obiettivo comune: migliorare l’efficienza aziendale, riducendo costi e numero di operazioni, potendo difatti offrire una migliore esperienza ai propri stakeholder.
Sebbene le finalità d’uso possono essere comuni, vi sono comunque delle importanti differenze tra le tre piattaforme. Queste ultime differiscono principalmente per le diverse capacità di integrazione delle funzionalità e per la potenza di elaborazione dei dati.
Innanzitutto un software CRM si differenzia dagli altri due principalmente poiché è in grado di svolgere un insieme di funzionalità più limitate ed appositamente rilegate alla raccolta di informazioni, dati e contatti dei diversi soggetti con cui l’azienda si interfaccia. Tali informazioni vengono poi elaborate per analizzare e organizzare meglio la propria rete di contatti e le proprie strategie.
I software gestionali invece, sono in grado di svolgere diverse funzionalità ben integrate fra di loro lasciando però pur sempre lavorare alcuni processi in maniera indipendente. Risultano infatti essere maggiormente indicati per le PMI, ossia piccole o medie imprese che non hanno necessità di gestire un elevato numero di processi.
In tal senso, i software ERP rappresentano la migliore soluzione poiché sono in grado di integrare, in un’unica piattaforma, diverse funzionalità legate ai vari processi aziendali, con l’importante capacità di essere un sistema molto flessibile e in grado di rispondere in maniera rapida ad eventuali cambiamenti interni od esterni all’azienda.
Un sistema ERP rappresenta quindi quella che comunemente viene definita “best of breed function“, ossia la migliore soluzione nella sua categoria di riferimento, capace quindi di soddisfare le esigenze di grandi aziende.

Perché integrare un software ERP in azienda

Quando i processi produttivi, il numero di stakeholder, la quantità di risorse necessarie all’interno di un’azienda crescono in maniera esponenziale, implementare un software di gestione ERP rappresenta sicuramente una scelta quasi obbligata. All’interno di grandi organizzazioni le attività da gestire sono veramente numerose e possono cambiare da un giorno all’altro per vari motivi, è indispensabile quindi disporre di un sistema informatico in grado di stare al passo con questi cambiamenti e di supportare anche il management aziendale nell’implementazione di nuove strategie.
I vantaggi offerti da questa piattaforma sono poi diversi, un sistema ERP è infatti in grado di offrire:

• maggiore efficienza: la gestione unica di più processi aziendali consente da una parte di ridurre i costi, dall’altra permette di avere un maggiore controllo sulla gestione dei medesimi processi;
• tasso di rischio ridotto: la gestione unificata da parte di un sistema ERP consente di ridurre i tempi e i passaggi che intercorrono tra un operazione e l’altra, rendendo di fatto minima la possibilità che si verifichino errori o sprechi;
• supporto alla gestione strategica: grazie alla raccolta di dati e informazioni in un unico database, il sistema è in grado di elaborare statistiche e suggerimenti su misura, andando ad analizzare e “comprendere” i flussi, le risorse e i tempi delle varie operazioni;
• Migliore gestione delle risorse umane: l’utilizzo di un sistema ERP consente di rendere più efficiente l’organizzazione del personale, con la possibilità di misurare le performance individuali.

Per riuscire ad essere competitivi e reattivi ai cambiamenti del mercato, è fondamentale dotare la propria organizzazione degli strumenti più adatti per poter lavorare in maniera efficiente ed efficace. In quest’ottica, i sitemi gestionali, ERP e CRM rappresentano i migliori strumenti per raggiungere gli obiettivi aziendali e consolidare la fidelizzazione dei clienti e la reputazione aziendale.