Gestione del magazzino, perché è importante sincronizzarla con il software di fatturazione
I sistemi relativi alla gestione del magazzino sono fondamentali per le imprese.
Grazie ad un buon software gestionale è possibile infatti gestire in maniera efficiente e automatica tutte le operazioni di magazzino e sincronizzarle con il software di fatturazione per ottenere una gestione integrata e aggiornata delle varie attività.
Le caratteristiche di un software di gestione magazzino
Un software di gestione del magazzino è un’importante funzione offerta da un sistema gestionale che consente di organizzare le varie attività di magazzino quali:
- controllo dei livelli di stock
- gestione dei prodotti presenti o assenti
- segnalazione di bassi livelli di stock e relativa necessità di nuovi ordini
- operazioni di carico e scarico
- gestione etichette e codici identificativi della merce.
In qualsiasi azienda, sia di piccole che di grandi dimensioni, le merci in entrata e in uscita possono essere veramente tante, gestire poi i livelli di stock della merce può diventare piuttosto complesso. Una cattiva gestione di questi flussi può comportare due situazioni particolarmente critiche:
- Stock-out: non avere un quantitativo di merce in magazzino sufficiente a soddisfare la domanda dei clienti. Questa situazione, soprattuto se reiterata nel tempo, comporta una generale insoddisfazione della clientela e della reputazione aziendale, con conseguenze ben più gravi.
- Over-stock: situazione inversa alla precedente, si verifica un accumulo spropositato di prodotti e merci in magazzino con conseguente riduzione del valore degli stessi e aumento dei costi organizzativi e assicurativi del magazzino stesso.
Per minimizzare tali rischi, da una parte è necessaria un’adeguata attività di analisi del comportamento d’acquisto del consumatore, dall’altra un buon sistema automatizzato che permetta di gestire in maniera efficiente, rapida e integrata i livelli di stock in magazzino.
Un software di questo tipo consente infatti di velocizzare e automatizzare le operazioni di lettura e identificazione dei codici a barre (Asset tracking) dei prodotti che verranno immediatamente recepiti dal gestionale e inseriti nel database. Sarà poi possibile gestire qualsiasi ambito della coordinazione di un magazzino, avendo sempre una chiara visione dei flussi in entrata e in uscita, dello stato degli ordini, delle spedizioni e dei livelli di stock in base al cosiddetto “Reorder point”, abbattendo significativamente i rischi precedentemente elencati, restituendo quindi una gestione estremamente efficiente ed efficace.
Un sistema simile consente di avere piena tracciabilità dei vari lotti di merce presenti in qualsiasi sezione del magazzino offrendo anche una completa conoscenza.
L’inventario
L’inventario è un importante documento contenente una lista dettagliata delle attività e delle passività del patrimonio aziendale ed è parte integrante del bilancio d’esercizio. Data la sua funzione, è importante che venga redatto con estrema precisione e attenzione, eventuali errori comprometteranno inevitabilmente integrità e la veridicità dei documenti di rendicontazione aziendali. L’inventario è sostanzialmente un utile strumento per poter avere sempre a disposizione informazioni circa i prodotti e i documenti aziendali permettendo di enumerarli, classificarli e analizzarli.
Anche nella gestione dell’inventario, un software gestionale, è di grande aiuto per aggiornare costantemente in maniera rapida ed immediata la situazione patrimoniale aziendale con il notevole vantaggio di avere sempre una chiara visione dello stato attuale degli asset patrimoniali aziendali.
Un unico strumento per magazzino e fatturazione: i vantaggi
Integrare le funzionalità relative alla fatturazione e alla gestione del magazzino in unico strumento consente di ottenere tutta una serie di vantaggi all’insegna di una maggiore efficienza e correttezza dei dati.
Gestione ottimale del carico/scarico
Attraverso l’emissione della fattura elettronica, con conseguente inserimento nel modulo relativo alla fatturazione, è possibile aggiornare e caricare o scaricare il magazzino. Se le fatture sono provviste di DDT o di codice identificativo, vengono automaticamente riconosciute dal sistema che provvede poi automaticamente, ad aggiornare il numero di prodotti stoccati in magazzino.
Risparmi di tempo
L’integrazione di queste due funzionalità, consente un notevole risparmio di tempo. Nel momento in cui si vanno a movimentare dei prodotti stoccati in magazzino, attraverso la relativa fattura di acquisto o vendita, il sistema aggiorna simultaneamente le quantità di merci in stock. Tutto questo consente un notevole risparmio di tempo oltre ad una significativa riduzione della probabilità che si verifichino errori e problematiche di vario genere.
Possibilità di gestione del magazzino “previsionale” sulla base delle statistiche pregresse
Il sistema gestionale integrato, è in grado, attraverso le serie storiche di dati accumulati nel tempo, di effettuare delle previsioni statistiche circa il futuro fabbisogno di merci in stock nel magazzino, rendendo quindi decisamente più efficiente la rotazione del magazzino stesso e riducendo il rischio di out-of stock.
