Evita il sovraffollamento dell’officina e gestisci in modo ottimale i flussi di lavoro, utilizzando gli strumenti giusti

L’organizzazione è la chiave per ottenere risultati in poco tempo, efficienza e controllo.
In un luogo di lavoro come l’officina, l’organizzazione rappresenta l’alleata principale e imprescindibile per evitare il sovraffollamento (soprattutto nei due momenti stagionali del cambio dei pneumatici) e per gestire in modo ottimale i flussi di lavoro, migliorandoli e semplificandoli allo stesso tempo.
Un flusso di lavoro definito infatti, riduce i tempi di elaborazione, gli errori e garantisce maggiore affidabilità, sia per i dipendenti che per i clienti. Ma quali sono gli step e gli strumenti necessari per raggiungere risultati ottimali anche nei periodi più intensi?

Ottimizzare e semplificare i processi
Suddividere il lavoro con scadenze e priorità ben definite è il primo passo per gestire con efficienza l’officina, monitorando l’andamento e sollecitando quando necessario. Inoltre, una gestione precisa dei flussi di lavoro permette l’eliminazione di passaggi inutili o ripetitivi, ottimizzando la resa finale sia in termini di costi che di tempistiche.

Migliorare la comunicazione interna
Un’officina presenta più persone coinvolte nei processi lavorativi, di conseguenza una buona comunicazione è essenziale per garantire un flusso di informazioni costante tra i diversi operatori, specialmente nei momenti di sovraffollamento. Stabilire chi debba fare cosa e entro quando, aggiornare tutti sul rispettivo lavoro e su eventuali novità, permette una consegna veloce ed efficiente, che garantisce la soddisfazione dei clienti ed evita disagi di attese o ritardi.

Gestione magazzino
Le giacenze a magazzino sono ormai digitalizzate da anni in quasi tutti i settori, ma quante volte succede che facendo un’interrogazione a sistema risultino X unità di prodotto ma poi, quando si va a verificare fisicamente in magazzino, questi non ci sono o sono meno? Lo step successivo per un’ottima gestione del magazzino è l’implementazione di un software in grado di registrare tutti gli scarichi, cambi e/o situazioni straordinarie della merce in giacenza in modo tale che in tempo reale tutti possano avere una panoramica delle giacenze, soprattutto nel mondo ortofrutticolo in cui i prodotti sono soggetti a una deperibilità elevata.

Analizzare l’andamento
Monitorare i vari step permette di definire un quadro sull’andamento dell’officina; questo può essere un punto di partenza utile per capire dove applicare delle migliorie e quali sono le necessità o richieste principali della clientela. I focus devono essere la velocità d’azione, la cura nell’esecuzione, la flessibilità e la disponibilità nei confronti dei clienti.

Adottare un software gestionale
Strutturare l’organizzazione dei compiti all’interno dell’officina con un software che monitori e analizzi i dati rappresenta una soluzione efficace e semplice per la gestione dei flussi di lavoro ed evitare il sovraffollamento. Il pacchetto PNEUS Suite ad esempio, che si rivolge a gommisti, professionisti dello pneumatico ed officine meccaniche, è un software gestionale completo che coordina tutte le aree di riferimento, dalla contabilità al magazzino, passando per la lista dei fornitori e dei clienti. Il software è pensato per tagliare i costi, ridurre i tempi e per risolvere problematiche di lavoro, anche su base quotidiana. Nello specifico, questo dispositivo di comunicazione in tempo reale permette di prenotare i cambi gomme, di modificare l’appuntamento e di tracciare gli interventi sul veicolo.
Tra le attività incluse, si trovano la gestione anagrafica dei clienti e delle schede veicolo, la reperibilità immediata di qualsiasi informazione di acquisto o vendita, la trasformazione di preventivi/prenotazioni in ordine, l’aggiornamento automatico dei listini forniti dai produttori e la gestione filiali, garanzie e magazzino.

I software PNEUS Suite si dividono in:

PNEUS CHANGE
Per effettuare le operazioni di cambio degli pneumatici stagionale in modo chiaro e completo.
PNEUS OPTIMA
Per gestire le manutenzioni programmate e creare attività anche nei momenti non impegnati dal cambio stagionale .
PNEUS PLAN
Per evitare la sovrapposizione di appuntamenti o l’aumento dei tempi di attesa dei clienti e per gestire con efficienza le risorse.
PNEUS FLOTTE
Si rivolge ai fornitori di aziende con un parco veicoli consistente, ed è utile per monitorare i mezzi e pianificarne le manutenzioni, rilevando dati che possono poi essere consegnati ai clienti per la consultazione.