Software Gestionale e settore ortofrutticolo: le 7 applicazioni a cui non avevi pensato

Quando si parla di lavoro, l’efficienza dovrebbe essere sempre un punto chiave su cui focalizzare la propria attenzione.
Per cui diventa fondamentale implementare le tecniche e le attività al fine di offrire un servizio rapido, affidabile e produttivo. Quando si parla di lavoro, l’efficienza dovrebbe essere sempre un punto chiave su cui focalizzare la propria attenzione e per cui implementare le tecniche e le attività al fine di offrire un servizio rapido, affidabile e produttivo. Anche nel settore ortofrutticolo esistono delle metodologie che possono rendere il lavoro più scorrevole e competitivo, utili oltretutto per garantire la tracciabilità e la rintracciabilità dei propri prodotti, e per permettere anche al cliente e/o fornitore di rimanere aggiornato sulle consegne e carichi.
Il settore ortofrutticolo infatti, soprattutto negli ultimi tempi, ha assistito ad un cambiamento interno dovuto alla digitalizzazione e, per rimanere al passo, offrendo sempre la stessa qualità nel servizio, può essere interessante valutare una soluzione a sua volta digitale essenzialmente per quattro motivi.

• Garantire una maggiore efficienza in termini di tracciabilità alimentare (riducendo di conseguenza gli errori di inserimento dati e il rischio di manomissione)
• Apportare delle migliorie in termini di divisione dei lavori all’interno della propria azienda, per ridurre sprechi di ogni natura
• Aumentare le vendite e fidelizzare i clienti
• Raccogliere e valorizzare i dati per avere un quadro generale della propria azienda

Interessante in questi termini è il Software Gestionale per l’Ortofrutta Fruit Suite di NTC Informatica, pensato per recare dei perfezionamenti su più fronti, dal rapporto con i clienti fino alla gestione del magazzino. Semplice da usare e in continuo aggiornamento, il Software garantisce la riduzione dei costi e del tempo utile per svolgere le varie attività.

Ecco nello specifico 7 punti che l’implementazione del Software Fruit Suite renderebbe più efficaci ed efficienti:

1. Gestione documenti

In molte realtà, l’invio di offerte da parte del reparto vendite e la ricezione degli ordini dai clienti avviene spesso ancora tramite documento PDF o mail. Così facendo i colleghi degli altri uffici, per esempio l’amministrazione, non sempre hanno accesso a tale documentazione, il che comporta un allungamento delle tempistiche quando si tratta di reperire l’ informazione completa. Quindi un sistema gestionale sul quale caricare e registrare i vari documenti velocizza le tempistiche della comunicazione interna rendendo più efficiente il lavoro di squadra.

2. I resi e/o merce eliminata

Merce eliminata o resi, solo a nominarli fanno paura, e spesso ci si dimentica della loro esistenza fino a quando non viene posta la domanda “ma quella merce che fine ha fatto?” o “perché questa merce è qui? Non doveva già essere stata consegnata?”
Sembra quasi che si tratti di prodotti di serie B e invece è fondamentale tenerne traccia a sistema, in modo tale che con una semplice domanda si possa sapere l’entità del reso e la motivazione.

3. Gestione magazzino

Le giacenze a magazzino sono ormai digitalizzate da anni in quasi tutti i settori, ma quante volte succede che facendo un’interrogazione a sistema risultino X unità di prodotto ma poi, quando si va a verificare fisicamente in magazzino, questi non ci sono o sono meno? Lo step successivo per un’ottima gestione del magazzino è l’implementazione di un software in grado di registrare tutti gli scarichi, cambi e/o situazioni straordinarie della merce in giacenza in modo tale che in tempo reale tutti possano avere una panoramica delle giacenze, soprattutto nel mondo ortofrutticolo in cui i prodotti sono soggetti a una deperibilità elevata.

4. Gestione clienti

Un sistema integrato può essere spesso sottovalutato, preferendo una gestione base dell’anagrafica del cliente. Ma anche in questo caso, come ormai abbiamo ripetuto più volte, l’ottima gestione del tempo lavoro aumenta l’efficacia e l’efficienza dell’azienda. Quindi avere in unico luogo un codice cliente al quale fa riferimento tutta la documentazione, dalla semplice ma necessaria anagrafica, allo stato dei pagamenti, degli ordini, evita l’invio superfluo di mail o chiamate all’ufficio vicino che fanno perdere tempo a tutti, senza contare il rischio di un passaparola di informazioni che rischiano di essere involontariamente “manomesse”. E non dimentichiamo l’invio automatico di documenti sullo stato dell’ordine, quindi una comunicazione più fluida e puntuale con i clienti.

5. Stato dei pagamenti

Ancora una volta prendiamo ad esempio la comunicazione tra amministrazione e il reparto vendite. Se non si usa un software che permetta al venditore di conoscere immediatamente lo stato dei pagamenti dei propri clienti, si va incontro anche in questo caso a rischi di incomprensioni: per esempio un venditore che dà il via ad un ordine senza essere a conoscenza che il cliente non ha pagato l’ordine precedente e così via.

6. Calcolo costi e marginalità

Risalire il al costo degli approvvigionamenti è relativamente facile, ma definire il costo reale di un prodotto considerando il costo lavoro e soprattutto situazioni non previste e non di routine può non essere così semplice. Proprio per questo si corre il rischio di fissare un prezzo che solo in apparenza garantisce una marginalità ma che in realtà non tiene conto di tutti gli effettivi costi. Un sistema gestionale in grado di registrare e di attribuire i costi effettivi ad ogni singolo prodotto è fondamentale per la stesura di un listino prezzi che garantisca la marginalità desiderata. Ovviamente nulla è scolpito sulla pietra, soprattutto in un mercato come quello ortofrutticolo soggetto a variazione esterne non prevedibili, quindi avere la possibilità di fare delle proiezioni e simulazioni aiuta ancor di più l’individuazione del giusto prezzo da fissare.

7. “Ma abbiamo sempre fatto così”

Ogni realtà è unica e per questo si può avere la sensazione di non riuscire a trovare il Software Gestionale adatto alle proprie esigenze, e che continuare come si è sempre fatto sia l’opzione migliore. Ma è qui che NTC sorprende ancor di più: a partire dalle attività “base” del software si può poi declinare e adattare le varie caratteristiche a seconda delle esigenze dell’utente, una soluzione quindi che non prevede che il cliente si adatti al software ma che al contrario sia il software ad adattarsi al cliente.