I 10 passi per passare dalla carta al cloud

I servizi e i vantaggi offerti dalle tecnologie di cloud computing sono in grado di fornire un valido supporto allo sviluppo di un’azienda.
Tuttavia, sulla base di alcuni recenti studi, le aziende italiane non stanno ancora sfruttando completamente il potenziale di questi strumenti informatici, con percentuali di utilizzo che oscillano tra il 20% e il 30% a seconda dalle dimensioni aziendali.
A fronte di un minore utilizzo del cloud vi è invece ancora un largo ricorso alla produzione e all’archiviazione di documenti cartacei.
Vediamo quindi come passare dal supporto cartaceo a quello via cloud in 10 semplici passaggi.

#1 Organizzazione ed efficienza operativa

Il primo passo da compiere per passare dalla carta al cloud è rappresentato dalla volontà di organizzare in maniera più efficiente ed efficace l’operatività della propria azienda. Se volete essere più competitivi e affacciarvi verso nuovi mercati internazionali, oppure volete soddisfare le richieste dei vostri clienti con più rapidità, iniziare a sfruttare i vantaggi restituiti dal cloud computing è un passaggio quasi obbligatorio!

#2 Backup di dati e documenti

Una volta che avrete deciso di ricorrere al cloud, potete iniziare a beneficiare dei vantaggi offerti dal backup di tutti i vostri dati o documenti aziendali. Data la grande quantità di file e documenti che un’azienda giorno dopo giorno produce, disporre di un “luogo” di archiviazione virtuale degli stessi è ormai indispensabile. Continuare ad archiviare cartelle su cartelle di documenti cartacei diventa veramente insostenibile, rendendo la ricerca degli stessi piuttosto complicata in caso di necessità.

#3 Lavorare e condividere documenti in tempo reale

L’archiviazione dei documenti via cloud consente di condividere e collaborare alla redazione di un documento in tempo reale fra più colleghi o collaboratori. Così facendo è possibile migliorare il coordinamento e la collaborazione fra più figure o reparti aziendali, riducendo significativamente i tempi di redazione, gli scambi e la revisione dei vari documenti.
Un documento salvato sul cloud può essere infatti aperto, visionato e modificato da chiunque abbia accesso alla piattaforma di archiviazione stessa. Scambiare un file fra colleghi, correggerlo o modificarlo sarà quindi molto più semplice ed immediato.

#4 Cloud printing

Il cloud printing è un servizio di stampa che si basa esclusivamente sul cloud storage.
Attraverso la connessione internet, è possibile pianificare e inviare delle stampe da qualsiasi dispositivo, anche da remoto, in modo rapido ed immediato.
Questo avviene sfruttando le piattaforme via cloud a cui hanno accesso contemporaneamente sia le stampanti sia i vari dispositivi sui quali avviene la redazione o consultazione dei vari documenti.
Alcune stampanti sono in grado anche di caricare su cloud in maniera diretta i documenti appena scansionati, oppure inviare gli stessi via e-mail ai contatti desiderati. Le stampe possono essere avviate anche dai dispositivi mobili; grazie alla connessione internet è infatti possibile predisporre l’invio alla stampante dei vari file da stampare anche da remoto.
Piuttosto che stampare più volte qualsiasi documento, semplicemente per leggerlo o correggerlo,
attraverso i servizi di cloud printing è possibile consultare dai vari dispositivi i documenti, eventualmente correggerli o annotare delle indicazioni o promemoria, e solo in ultimo predisporre la stampa anche da remoto, riducendo significativamente la mole di carte presenti in ufficio.

#5 Sicurezza e reperibilità dei dati aziendali

Uno dei maggiori ostacoli alla diffusione dei servizi di cloud computing è la generale mancanza di fiducia circa la sicurezza e riservatezza dei propri dati.
Salvare file e documenti su cloud significa “affidarli” a soggetti terzi, i cosiddetti provider del servizio, tuttavia, il continuo sviluppo informatico offre importanti garanzie in termini di sicurezza e riservatezza dei dati, lasciando poco spazio a qualsiasi forma di sfiducia. Se proprio non vi fidate, potete pur sempre ricorrere a soluzioni di cloud storage in locale, attraverso l’installazione, presso la vostra sede aziendale, di una o più macchine (server) dedicate all’archiviazione virtuale dei vari file e documenti aziendali.

#6 Disaster recovery plan

I rischi derivanti da eventi o calamità naturali, che esulano la normale attività d’impresa, sono sempre più frequenti e capaci di compromettere irreversibilmente la continuità aziendale. Una volta che avrete iniziato ad adottare i servizi via cloud, è fortemente consigliato iniziare a investire nella pianificazione e prevenzione di questi fenomeni calamitosi, attraverso la redazione di un apposito disaster recovery plan. Il cloud è infatti il miglior aiuto che un’azienda possa avere dopo aver subito un danno importante, rendendo difatti immediatamente recuperabili tutti i documenti e file sottoposti, in via preventiva, all’archiviazione sulla piattafroma.

#7 Rispetto dell’ambiente e vantaggi economici

Passare al cloud significa ridurre in maniera significativa la quantità di carte, cartelle e spazi dedicati alla conservazione e catalogazione di documenti per ogni anno di esercizio d’impresa.
Abbattere drasticamente le quantità di documenti cartacei consente di ridurre i consumi di carta, toner ed energia elettrica. Tutto questo comporta un importante impegno e attenzione verso il rispetto e la tutela dell’ambiente, redendo la vostra impresa sempre più responsabile verso le tematiche sociali.

#8 Dematerializzazione dei documenti

La digitalizzazione dei documenti cartacei è un’attività completamente coerente con le normative vigenti; talvolta, la stessa normativa, presuppone l’obbligo di emettere determinati documenti in formato elettronico. La dematerializzazione permette di conservare e catalogare nel tempo una grande quantità di documenti e file, in maniera del tutto sicura e ben organizzata.
Passare all’emissione e redazione di documenti vari in formato digitale è una delle più importanti fasi nella transizione dalla carta al cloud, a tutto vantaggio di una maggiore efficienza e competitività dell’azienda.

#9 Fatturazione elettronica

Con riferimento al processo di dematerializzazione dei documenti, l’obbligo di emissione delle fatture elettroniche introdotto nel 2019, ha dato una notevole spinta verso tale direzione. Prevista inizialmente solo in ambito pubblico, la fattura elettronica è ora obbligatoria anche nei rapporti fra aziende private, collaboratori con P.Iva e consumatori finali secondo il formato XML già in uso nelle fatturazione delle Pubblica Amministrazione.
La fattura digitale obbliga quindi tutti i soggetti ad abbandonare i supporti cartacei, con l’obiettivo di ridurre i costi per la stampa, spedizione e conservazione delle fatture.
In questo specifico caso, passare dalla carta al cloud, è un cambiamento obbligato per tutte le aziende, rendendo difatti indispensabile l’utilizzo di un buon software gestionale per la gestione ed emissione di questi documenti fiscali.

#10 Conservare i documenti cartacei strettamente necessari

Il cloud è sicuramente il miglior supporto informatico per un’azienda efficiente e all’avanguardia. Tuttavia, se la tua azienda sceglie di passare dal cartaceo al cloud deve comunque considerare che non è possibile eliminare definitivamente la carta, anzi, è buona pratica continuare a conservare con attenzione anche le versioni cartacee di tutti quei documenti più importanti. Disporre di un backup virtuale, sempre aggiornato e potenzialmente illimitato, è d’indubbia utilità; avere però anche un backup “fisico” cartaceo, è però una scelta lungimirante che può essere sempre utile in alcune particolari situazioni.