Come organizzare le schede lavoro della tua officina meccanica

Un’officina meccanica deve gestire quotidianamente una grande diversità di interventi e attività.

Affinché tutti i lavori possano essere eseguiti regolarmente e nel pieno rispetto delle scadenze e delle esigenze del cliente, è necessario adottare standard organizzativi molto elevati ed efficienti.
In un contesto così dinamico, disporre del supporto offerto da un software gestionale ad hoc si rivela un fattore che fa realmente la differenza: scopriamo tutte le funzionalità e i vantaggi!

Come gestire le schede veicoli della tua officina

Il primo contatto con un cliente avviene quasi sempre per prendere un appuntamento ed effettuare un check-up generale delle condizioni del veicolo, oppure individuare la causa di un determinato malfunzionamento o problema.
L’approccio con cui vengono gestiti questi primi contatti con i clienti è fondamentale: una comunicazione chiara e trasparente fanno realmente la differenza!
Le funzionalità di un software gestionale appositamente pensato per le officine meccaniche entrano in gioco già nella prima fase di accettazione del cliente e del relativo veicolo. Il software consente infatti di inserire immediatamente i dati dell’auto e del suo conducente, diventando un utile supporto anche per l’elaborazione di un preventivo.

Ogni qualvolta che in officina viene accettato un nuovo cliente, l’anagrafica clienti e veicoli si aggiorna e si arricchisce immediatamente.
Per ogni singolo cliente il software memorizza una grande quantità di informazioni e contatti, da quelli anagrafici a quelli fiscali. Così facendo, in futuro sarà molto più semplice e immediato programmare nuovi appuntamenti, nuovi preventivi e nuove schede lavoro, importando direttamente i dati dal database presente.

Per quanto riguarda i veicoli, il software consente di creare delle schede sempre aggiornate con tutte le informazioni del mezzo, comprendenti il tipo di automezzo, il modello, il numero di telaio, la targa, il tipo di motorizzazione ecc. Tutti questi dati, una volta salvati, torneranno utili in caso di interventi futuri. L’officina sarà quindi sempre a conoscenza delle condizioni e degli interventi a cui il veicolo è stato sottoposto precedentemente, riuscendo a individuare più velocemente eventuali nuovi malfunzionamenti e le relative attività di riparazione/manutenzione.

Sia l’anagrafica clienti che quella del veicolo sono strettamente correlate con le cosiddette “schede lavoro”. Questo documento, elaborato dal software, racchiude al suo interno tutte le informazioni sia del cliente che del veicolo, riportando in maniera dettagliata tutte le lavorazioni a cui il mezzo verrà sottoposto. A lavoro terminato, la scheda può essere consegnata al cliente su richiesta.
Nella scheda di lavoro vengono annotati anche tutti gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento dei lavori, ossia se l’automezzo è stato riparato, è stato revisionato, se non può essere revisionato oppure se è pronto per essere riconsegnato.

Come gestire le schede clienti

La gestione puntuale e costante delle schede clienti è fondamentale per poter sfruttare al meglio le potenzialità del software gestionale. Questo modulo, oltre ad archiviare tutti i dati del cliente, offre tante altre funzionalità:

• Collegare i dati del cliente con quelli presenti nell’anagrafica veicoli;
• riabbinare una scheda cliente nel caso in cui lo stesso disponga di più automezzi affidati agli interventi meccanici dell’officina;
• inserire note o segnalazioni relative al rapporto con un cliente, facilitando le operazioni di ricontatto per la gestione di eventuali questioni in sospeso;
• allegare file e documenti alle singole schede cliente, descrivendone il contenuto nell’apposita sezione dedicata alle note;
• esportare le schede e procedere alla loro stampa.

Più l’anagrafica clienti è dettagliata e organizzata, più sarà semplice in futuro concordare nuovi appuntamenti e nuovi interventi con la clientela.
All’interno di un’officina meccanica è fondamentale riuscire a organizzare al meglio tutte le attività da svolgere; una gestione efficiente consente infatti di concentrare più tempo e risorse sulla cura delle relazioni con la clientela, con l’obiettivo finale di fidelizzarla e offrire un servizio sempre più puntuale e preciso.