Archiviazione documentale: in cosa consiste e perché è utile
Negli ultimi anni la spinta verso una sempre più crescente dematerializzazione dei documenti ha conosciuto un importante accelerazione.
Fatture, mail, PEC, scritture contabili, contratti: sono solo alcuni dei più tipici esempi di documenti che giornalmente vengono elaborati all’interno di un’azienda.
Quando un documento viene emesso direttamente in formato digitale non si parla più di dematerializzazione, bensì di digitalizzazione.
A prescindere dai processi di dematerializzazione o digitalizzazione, tutti i documenti devono essere adeguatamente archiviati: i software di archiviazione documentale rispondono proprio a questa esigenza.
La gestione dei documenti con un software: i pro e contro
Un software di archiviazione documentale, come suggerisce il nome, è un applicativo informatico indispensabile per la gestione efficiente e organizzata della documentazione di una qualsiasi attività. Le potenzialità di questo strumento sono però molto più ampie, passando dalla digitalizzazione documentale, fino ad arrivare alla conservazione sostitutiva.
Implementare all’interno della propria azienda un software per la gestione documentale comporta un cambiamento importante, che passa inevitabilmente da una completa revisione della cultura e della attività aziendali, ormai radicate nel tempo. Tuttavia, per essere sempre più competitiva ed efficiente, qualsiasi azienda deve investire le proprie risorse in innovazione e comunicazione (interna ed esterna): l’adozione di un software di archiviazione documentale è una delle scelte più efficaci nel raggiungimento di questi obiettivi.
I vantaggi restituiti da questa tipologia di software sono diversi:
- organizzazione dei flussi di lavoro
La disponibilità di un unico “luogo virtuale” destinato all’archiviazione dei documenti e dei file aziendali, offre a tutti i membri del team l’importante vantaggio di accedere all’archivio in qualsiasi momento, restando sempre aggiornati sullo stato di avanzamento di un lavoro, e potendo reperire in qualsiasi momento file e documenti necessari senza dover ricorrere a lunghi interscambi di mail o conversazioni; - accesso rapido ai documenti archiviati tramite ricerche facilmente configurabili;
- riduzione dei locali adibiti all’archiviazione fisica della documentazione;
- riduzione dei consumi di carta a vantaggio di una maggiore tutela ambientale;
- integrazione con Gestionali ed ERP aziendali per l’archiviazione automatica dei documenti contabili.
Una gestione dematerializzata, o interamente digitale, dei documenti aziendali attraverso un software può presentare alcuni svantaggi che è giusto prendere in considerazione:
- investimento iniziale
L’adozione di strumenti per la gestione documentale comporta inevitabilmente dei costi iniziali da sostenere per l’acquisto delle strumentazioni informatiche e dei software necessari. Tuttavia, grazie al notevole risparmio di carta e di spazi fisici adibiti all’archiviazione cartacea, il costo può essere facilmente ammortizzato nel giro di breve tempo; - resistenza al cambiamento
Non tutti i soggetti interni ed esterni con cui un’azienda deve interfacciarsi sono sempre propensi ad adottare forme di gestione documentale dematerializzata o digitale. In questi casi è opportuno fornire un supporto e un’assistenza iniziale efficace, spiegando le ragioni e le potenzialità che il software per la gestione documentale è in grado di restituire; - sicurezza e integrità dei dati
Il tema della sicurezza e dell’integrità dei dati è una delle principali barriere d’accesso verso la realtà della documentazione dematerializzata e digitale. Le recenti introduzioni normative legate al GDPR sono in grado però di garantire elevati livelli di sicurezza e tutela in tal senso; - perdita dei dati
Disporre di documenti interamente digitali può sollevare alcune paure in caso di anomalie o eventi che possano compromettere in maniera irreversibile le strumentazioni informatiche finalizzate all’archiviazione documentale. A tal proposito è sempre consigliato e opportuno programmare dei backup automatici dei dati per poter ripristinare tutti i documenti archiviati in maniera semplice e automatica.
Come integrare i documenti con l’area Contabile e Amministrativa
Un software per l’archiviazione documentale ha l’importante vantaggio d’integrarsi perfettamente con tutte le attività di altre funzioni aziendali, prime fra tutte l’area contabile e amministrativa.
Attraverso l’archiviazione digitale è possibile ridurre o eliminare del tutto i sistemi di archiviazione cartacea. Qualsiasi operazione di contabilizzazione può essere salvata in un apposito spazio virtuale, rendendone la ricerca, la stampa e la consultazione semplice e immediata.
È inoltre possibile ottenere un’ottimizzazione automatica dell’archiviazione della contabilità e dei cespiti (Libro Giornale, Mastri. Registro IVA ecc.).
L’archiviazione documentale è anche un ottimo supporto alle attività amministrative, offrendo la possibilità di archiviare in maniera ordinata e organizzata la grande quantità di documenti che giornalmente l’amministrazione deve emettere ed elaborare. Il principale vantaggio a livello amministrativo è rappresentato dalla possibilità di interscambio immediato di documenti fra tutti i membri adibiti alle funzioni amministrative, riducendo inefficienze ed errori di vario genere.
